交流会の持ち物リスト ‐ 名刺は何枚必要？名刺なしでもOK？
異業種交流会で失敗しないための持ち物リストを紹介します。なかでも名刺は、交流会の必須アイテムです。交流会の規模によっても必要な名刺の枚数は異なりますが、一般的なビジネス交流会であれば、ひとまず20枚～30枚ほど持参すれば足りるでしょう。
交流会の持ち物リスト ‐ 必須アイテムや便利グッズ
交流会に参加する際、もし余裕があれば参加人数分の名刺を用意しておきましょう。途中で名刺を切らすことだけは避けたいので、多めに持って行くのが無難です。初対面の相手に悪い印象を与えないよう、エチケットグッズなどの備えも万全にしておきましょう。
| 【必須アイテム】 |
|---|
| □ 名刺（参加人数分+予備） □ 名刺入れ □ 筆記用具 □ ハンカチ □ 時計（スマホでも） |
| 【便利グッズ】 |
| □ ポケットティッシュ □ モバイルバッテリー □ ブレスケアなどの口臭対策グッズ □ マスクや除菌スプレー □ 温度調整ができる羽織り（夏場の冷房対策） |
名刺入れは、高価な有名ブランド品などを用意する必要はありません。ただ、持ち物や服装全般に言えることですが、見るからにチープすぎるものや、汚れや傷が目立つものは、相手の心象を損なう恐れがあるため避けたほうがよいです。
以前はコロナ対策のためにマスクが必需品でしたが、最近はマスクを付けなくてよい交流会も多いです。心配な方は、マスクやアルコールシートなどの感染予防グッズを持参しても構いません。
立席の交流会の場合、参加者が多いと会場が暑くなることもあるので、上着をぬいで薄着になっても大丈夫な格好でくるのがおすすめです。
名刺は交流会に何枚持っていけばいい？
名刺は、交流会の参加者全員に配っても足りる枚数を持っていくのが理想です。最低でも20枚は用意しておきましょう。万が一、途中で名刺を切らしてしまった場合は、相手に失礼がないよう、挨拶の際に事情説明が必要です。
参加人数が事前にわからないとき、名刺を何枚用意する？
- 募集定員を確認して、その枠数分を用意する
- イベント時間から逆算して用意する
- 念のため大量に持っていく（最低でも20枚ぐらい）
交流会によっては、当日まで人数がわからないこともあります。その場合は、募集定員分の名刺を用意しておけばまず安心です。募集枠40人の交流会であれば、40枚+予備の名刺を持っていけば問題ありません。
定員すら公表されていない場合は、イベント時間から必要な枚数を大まかに推測しましょう。たとえば、イベント時間が90分で、1人につき平均5分ほど交流すると「90分 ÷ 5分 = 18人」と名刺交換する計算になります。
名刺の納期は？ 発注して納品までにかかる期間
名刺を発注したら、だいたい2～3日で届くのが一般的です。デザインの段階から外注する場合は、1～2週間は見ておきましょう。緊急の際は、コンビニプリントやその場で作ってくれる専門店を活用すれば、当日中に用意することも可能です。
| 納期の目安 | 料金相場（100枚） | |
|---|---|---|
| ネット印刷 | 2～4営業日 | 約1,000～3,000円 |
| コンビニ印刷 | 即日～翌日 | 約1,500～3,500円 |
| 地元の印刷会社 | 5～7営業日 | 約2,500～5,000円 |
| 街の専門店 | 3時間～ | 約3,000～6,000円 |
| デザイナー依頼 | 1～2週間 | 約1万～3万円 |
発注先によって最低ロットが異なり、50枚から注文できる場合もあれば、1,000枚単位でしか注文できない場合もあります。初めて名刺を作るなら、まず100枚ほどで試してみましょう。今後も交流会に頻繁に参加する予定なら、まとめて発注したほうが割安です。
「とりあえず無難なやつでいいから、交流会用の名刺が欲しい」という方には、安価で手間のかからない「ネット印刷」がおすすめです。
名刺を用意できなかったときの対処方法
交流会までに紙の名刺を用意できなかった場合は「デジタル名刺」を用意しておくというのも一手です。ただし、ビジネス交流会では紙の名刺の持参を必須としているところも多いので注意が必要です。
もし交流会の途中で名刺をきらしてしまった場合は、参加者とご挨拶する際に素直にそのことを謝ってから歓談すれば問題ありません。話のはずんだ方には、頂いた名刺に記載のメールアドレスへお詫びを含めてご挨拶のメールを送っておきましょう。
会社の名刺を使ってもよい？ 個人で参加する場合
サラリーマンが会社から支給されている名刺は、原則として会社の業務でのみ使うものとされています。会社の業務とは関係なく、個人的な目的や立場で異業種交流会に参加する場合は、個人用の名刺を別途で作る必要があります。
会社支給の名刺を私用で使うリスクは？ 使ってはいけない理由
- 会社間のトラブルにつながり、勤務先や相手に迷惑がかかる
- 会社にプライベートでの活動がバレるきっかけになる
- 就業規則や雇用契約で禁止されている場合は、処罰の対象になりえる
会社の名刺を、プライベートで参加した交流会で配るのはハイリスクです。場合によっては「会社を代表して来た」と受け取られてしまい、会社間のトラブルにつながる恐れがあります。
また、副業や転職活動のために交流会に参加して、そこで会社の名刺を使ってしまうと、会社に副業などがバレるきっかけにもなりかねません。そもそも業務以外で会社の名刺を配ることが、就業規則などで禁止されている場合もあります。
個人名刺に載せたほうがよい情報
- 氏名（フルネーム）
- メールアドレスなどの連絡先（個人で使っているもの）
- 仕事用のSNSやポートフォリオサイトのQRコード
- 肩書きや活動内容
なるべくシンプルな名刺にしたほうが、フォーマルな会でもカジュアルな会でも、場面を選ばずに使いやすいです。ただ、あまりにシンプルすぎても相手の印象に残らないので、誰の名刺かパッと思い出せるようなひと工夫があるとよいです。
まとめ
交流会に持っていく名刺は、最低20枚を目安に、参加人数分よりも少し多めに用意しておけば安心です。名刺の発注・印刷には通常2～3日かかります。前日や当日に急遽必要になった場合は、コンビニ印刷や即日仕上げの専門店を利用するのも一つの方法です。
| 【必須アイテム】 |
|---|
| □ 名刺（参加人数分+予備） □ 名刺入れ □ 筆記用具 □ ハンカチ □ 時計（スマホでも） |
| 【便利グッズ】 |
| □ ポケットティッシュ □ モバイルバッテリー □ ブレスケアなどの口臭対策グッズ □ マスクや除菌スプレー □ 温度調整ができる羽織り（夏場の冷房対策） |
万が一、名刺を切らしてしまっても、きちんと謝ったうえでご挨拶すれば問題ありません。また、会社員が個人的な目的で交流会に参加する場合は、会社の名刺ではなく個人用の名刺を使いましょう。
直前での発注や即日印刷は、通常よりも割高になることが多いです。交流会に関心がある方は、とりあえず名刺を50枚〜100枚くらいはストックしておきましょう。名刺は交流会以外の業務でも使えるので、このくらいの枚数なら作っておいて損はありません。
